iso9000 - kurumlara uygulanmasi - genel tanitim raporu - 2008 civari
ISO 9001
Kalite Yönetim Sistemi
Kurulum ve Yönetimi
Kalite yönetim sistemi nedir
İçindekiler
Her kurum anayasa ve kanunlar gibi kendi yapısı üstünde bulunan ve kendi kontrolünde olmayan zorunlu kurallara bağlıdır. Bunlar kurumun en temel düzenini sağlar. Ama bu zorunlu kurallar ve yasalar kurumun hizmetlerinin biçimlerini, hizmet üretimi için geçirilen süreçleri, kurumun iç ve dış iletişimini ve daha birçok konuyu açık bırakır.
Kalite yönetim sistemi bu kuralların altında yer alır ve bunlara aykırı olmaksızın kurum içinde daha geniş kapsamda bir düzen oluşturmayı hedefler. Oluşturulan düzen statik olmayıp devamlı değişime açıktır yani dinamiktir. Bu işleyiş biçimi ile kurum çevresi ile etkileşen ve buna göre değişim geçirebilen bir yapıya dönüşür. Bu sayede sosyal ve teknolojik gelişmeleri takip eden, takdir edilen ve güçlü bir kurum olur.
Kalite yönetim sistemi gelişen bir sistemdir. Primitif halde başlar ve zamanla olgun bir düzene dönüşür. Bu dönüşümün hızı üst yönetimin bu sisteme ne kadar sahip çıktığı ve uygulanmasına gösterdiği öneme göre değişir. Buna ek olarak sistemin tüm kurumda her birey tarafından uygulanmasıda şarttır. Kalite sistemi istisna kabul etmez. İstisnalar olmaması üst yönetimin bu sistemin arkasında bulunması ile mümkündür ve bu sistemin en önemli güvencesidir.
Aşağıdaki tanıtım Kalite Yönetim Sistemi tanımlarının verilmesi ile başlayacak kurum yapı olarak özellikleri anlatılacak, kurumun çevre ile ilişkilerine değinilecek, kurum düzeninden bahsedildikten sonrada son olarak önerilenler ve kurum içinde yapılacak işlerden bahsedilecektir
Bir tarafta hizmet bekleyen topluluklar (veya bireyler, kurumlar; medya, şirketler, dernekler, ülkeler, dini gruplar vs..) diğer tarafta kendi kurumumuzu ele alalım.
Topluluklar içinde faaliyetimizden faydalanacaklar topum ve bizleri maddi manevi veya eylemleri ile destekleyenlerdir (kurum için lehte topluluk önünde konuşma yapan kurum başkanları gibi). Bunlar kısaca Müşteriler olarak adlandirilacaktır.
Kurumun faydalanacağı hizmet/ürün alacağı topluluklarda mevcuttur. Bunlar Tüzel ve gerçek kişilerden oluşan Halk, özel ve resmi kar amacı güden gütmeyen tüm Kurum ve Kuruluşlardır. Bunlar kisaca Satıcılar olarak adlandirilacaktır.
ISO sisteminde hedef Müşteri memnuniyetidir. Ancak geliştirilen sistem rakiplerin eylemlerine karşı koymayı sağlayacağı gibi onları alt etmeyide amaçlamaktadır.
Rakiplerin kurum ile ilişkileri sadece yıkıcı veya oy oranını almaya çalışan olmayıp değişik şekiller alabildiğinden bu ISO sistemi içerisinde ayrı bir alanda değerlendirilirler ve hedef topluluklar içerisine dahil edilmemektedir. Sebebi ise Müşteri memnuniyeti ve bizim kazanımımız verilen hizmet kalitesine bağlıdır. Müşteri rakipleri nasıl alt ettiğimize bakmaz elindeki hizmete bakar.
Kurumun varlığı ve sürekliliği:
Kurum kurulması ve sürekliliğini sağlamak için çevresi ve kendi içinde etkileşim içerisinde olmak zorundadır.
Kurumun kurulması, mevcudiyeti ve geleceği bu çevresine (yani topluluklara) karşı görevlerini ve hayalini gerçekleştirmek içindir.
Kurum görev ve amaçlarını gerçekleştirmek için kendine özgü amaçları (hedefleri) ve bunun yanında kurumun iç ve dış çevresiyle ile ilgili tüm ilişkisini düzenleyen görüş biçimleri (politikaları) olması gerekir.
Kurum içindeki çalışanlar çalışma biçimlerinde bu politikayı benimser ve benimsemenin verdiği kuvvetle ulaşılacak hedeflere yönelik ekip olarak çalışırlar.
Kurum kendi varlığını, adını, faaliyet alanını, politika ve hedeflerini çevresinde duyurabileceği topluluklara iletir.
Topluluklar kurumun faaliyetlerini en iyi şekilde, ayrıca kendi beklentilerine ve taleplerine cevap verecek şekilde yapılmasını bekler.
Ayrıca bu kuruma saygı duymayı, güvenmeyi ve onunla iletişim kurabilme gibi gizli beklentiler içindedir.
Kurum bu talebe, işin doğasına uygun, hızlı ve doğru şekilde karşılık vermelidir.
Bu talebe karşılık vermek için kurum kendi içinde bir düzen sahibi olmalıdır.
Düzen insanların bir çatı altında birlikteliğini sağlayacak bir yapıdır.
Düzen ise kaidelerin yazılı olmasını, kaidelerin bilinmesini (eğitim) ve kaidelerin uygulanmasını gerektirir.
Düzenin temelini politika ve hedefler oluşturmaktadır. Düzenin uygulanması ise bu ikisinin pratiğe uyarlanması ile olmaktadır.
Düzen yazılı olursa varlığını gösterir, altyapısı oluşturulabilir, eğitimle yayılabilir, uygulanabilir, yönetilebilir, planlanabilir, kaynakları belirlenebilir, kontrol edilebilir, iyileştirilebilir, hata analizleri yapılabilir, raporlanabilir, düzeltilebilir, önleyici olabilir (proaktif), yeterliliği sınanabilir ve nesillerce sürdürülebilir.
Düzen yazılı olursa kuruma güvenilir, sağlamlık imajı verir, aranan haline gelmeyi sağlar, popülerlik kazandırır, çalışanları motive eder, moral verir, gönüllülük sağlar, kurum içinde ve toplulukta birliktelik oluşturur, çalışanları zihnen geliştirir, çalışanların ekip ruhunu oturtur, içte ve dışta prestij sağlar,
Düzen amaçlara ulaşmayı kolaylaştırır ve daha büyük hedefler koymayı mümkün kılar.
Düzen,
elemanlar takımının birbiriyle olan ilişki ve etkileşimleri ile politika ve hedefler oluşturulması
bu hedeflere ulaşmaya çalışılması
bunların idare ve kontrol edilmesidir.
Bunun kısaca adı Kalite Yönetim Sistemidir. Kalite yönetim sistemi standartlar ile belirlenmiştir. Bu standartların adları dünyanın farklı bölgelerinde değişse dahi genel yapısı aynıdır. Kalite yönetim standartları çeşitlidir.
Kalite yönetim sistemi kurumun tümünü kapsar, kurum içinde çalışan herkes kendi iş çerçevesinde kaliteden sorumludur.
ISO 9000:2008 kalite yönetimi, kalite sisteminin başlangıcıdır, temelidir. Bilinmesi uygulanması ve devam ettirilmesi sadece bir temel kalite sistemi oluşturulduğunu gösterir ancak başka standartlarında eklenmesini gerektirir.
Önerilenler ve sistemi kurmaya yönelik yapılacak işler
Bu doküman ile derneğe ISO 9000:2008 sisteminin kurulması önerilmektedir. Aşağıdaki maddeler burada açıklanmamış terimler içermektedir. Genel bir manada sistemin yazılı bir düzene geçilmesini planlamaktadır.
Kurum tüzüğü esas alınarak kalite el kitabı hazırlanacaktır. Bu kitap ile kalite politikaları ve hedefleri oluşturulacaktır.
Politika ve hedeflerin uygulanmasına yönelik var olan ve yürüyen sistem, her bölüm/departman için proses yaklaşımı ile ele alınacak ve yapılan işler yazılı bir düzene geçirilecektir. Bunun için prosedürler ve formlar oluşturulacaktır.
Politika ve hedeflerin öğrenilmesi ve benimsenmesi, ve bunun yanı sıra prosedürler ve formların uygulanması eğitimler ile sağlanacaktır
Kurumun temelini oluşturan Kritik önemdeki bölümlerin çalışmasının ölçülmesi için yazılı performans kriterleri oluşturulacaktır ve dokümanlara eklenecek, eğitimleri verilecek ve uygulanması sağlanacaktır.
Performans kriterleri toplanması, hedeflere oranla değerlendirilmesi ve buna göre gerekli işlemlerin yapılması sistemi oluşturulacak, eğitimleri verilecek ve uygulanması sağlanacaktır.
Kalite yönetim sisteminin iç denetimi oluşturulacak, eğitimleri verilecek ve uygulanması sağlanacaktır.
Burada kurum içinde düzenin kurulması için kalite yönetim sisteminin esasları, önemi ve nasıl uygulanacağı genel olarak anlatılmıştır
.
Kalite yönetim sisteminin önemli esaslarından bir tanesi herşeyin yazılı düzene geçmesini sağlamaktır.
Ancak bu ağır bir bürokrasi oluşturmak ile karıştırılmamalıdır. Ağır bürokrasi kalite sisteminin uygulanmadığı sistemlerde oluşur. Gereksiz ve teknolojinin gerisinde kalmış evrak düzenlenmesi, veya hiç kullanılmayacak formların doldurulması ağır bürokrasiden örneklerdir.
Oysaki kalite yönetim sisteminde “uygulanıyorsa yaz”, “yazıyorsa uygula” sistemi geçerlidir. Yani “uygulanmıyorsa kaldır” bunun başka şekilde anlatımıdır. Kalite sisteminde amaç sisteme yük getirmek değil sistemi yükten kurtarmaktır.
Kalite yönetim sisteminde aksaklıklar olabilir ve hatalar olması kabul edilir. Ancak aksaklıkların ve hataların tekrarlanması kabul edilmez. Bunun için düzeltme çalışmaları yapılır. Ancak bu kalite sisteminin sadece bir reaktif bir düzenidir (problem oluşumu -> reaksiyon verilmesi). Kalite sisteminde ayrıca proaktif bir düzende vardır problem oluşmadan/görülmeden/meydana gelmeden önce önlenmeye çalışılır (problem oluşmamış -> önceden eylem/uygulama geliştirilmesi). Bu hata yönetimi kalite sisteminin önemli esaslarında bir tanesidir.
Buna göre çevremize bakarsak, şu anda Kalite Yönetim sisteminin belgelendirildiği kurum ve kuruluşlarda (ne kadar büyük veya küçük olurlarsa olsunlar) aksaklıklar yaşandığı görülmektedir. Ve yukarıdaki anlatımlara göre irdelersek, bu hataların varlıkları bu kurumlarda kalite sistemi uygulanmıyor demeye uygun değildir. Ama bu hataların düzeltilmemesi kalite yönetim sistemi olmadığının esas göstergesidir.
Bunun manası kalite sisteminde istenilen şey: sistemin dinamik olması ve devamlı gelişen bir çocuk gibi durmadan çaba vererek sistemin gelişmesidir. Bu çaba ancak objektif delillerin tespit edilmesi (kayıtların varlığının görülmesi) ile kalite denetçileri tarafından kabul edilir.
Kalite sisteminde önemli olan sistemin devamlı iyileşmesi ve olabildiğince en yüksek mertebeye ulaşması için durmaksızın verilen çabadır. Ve alınan mükafat hedeflere ulaşmakdır. Bilinenin aksine akredite kuruluştan alınacak Kalite Yönetim Belgesi bu sistemin ne amacı ne aracıdır. Bu belgenin alınması veya yenilenmesi bu çabanın akredite kuruluşlarca onaylanmasından ibarettir. Kalite Yönetim sistemi ile hedeflere ulaşmak ise zaferdir, mutluluktur. Tüm bir ekibin tekyürek ve inanarak çalışması ile ancak hedeflere kısa sürede ve az kaynakla ulaşılır, bunun akabinde zafer mutluluğu tek kişinin değil artık bu ekibindir.
Diğer özel notlar
Risk yönetimi paylaşımım - 2024-Aralık
Bir kaç hususu daha bilgilerinize ve görüşlerinize eklemek isterim. Konu yazılım ve risk yönetiminin birleştirilmesi.
Bundan pek çok sene evvel bir şirketin Çevre+İSG departmanları için yazılımlar yazdım. Bu yazılımlar İSG açısından risklerin takibi için şirkette çokca kullanıldı. Bu yazılımların yararı, hem etkin takibi sağlamak hem de müşteriye ve çalışanlara karşı bu konuda yönetimih ciddiyetini göstermek idi.
Buna göre risk yönetiminin pratik uygulamada kullanılması ve bu konudaki açılım ve engellerin de konuşmalarda daha da olması gerekliliğine değinmek isterim.
Bir kuruluşta risk yönetiminin pratik uygulamaya geçilişinde şu hususlara eğilmesi gerektiği konuşulmalı:
a-Şirketlerde risk yönetimine dair veri tabanı kullanılması gerekliliği. Veri tabanları ile, veri toplama ve analizlerin yapılması gerekliliği (ISO 9001'de veri toplama ve analizi zorunlu bir madde olarak geçiyor zaten).
b-Grafik veri tabanı gibi yeni teknolojiler ile risk yönetimi ilişkisel analizleri yapılması. Yukarıda dediğim gibi ISO 9001'de veri toplama ve analiz zorunlu madde. Ama burada, şirketlerin rekabet açısından öne geçmesi için bir imkanı da dahil ediyorum.
c-Risk yönetiminin gelişmesi, yerleşmesi ve sevilmesi için Risk yönetimi ile pazarlama yönetimi ilişkisinden bahsedilmesi gerekliliği. Bu kurumsal pazarlama yönetimi dahilinde konuşulması gereken bir konu.
Bu konularda görüşlerin çok değerli olacağına ve dahil edilme gerekliliğini yeni gelişmelerle daha çok görüyorum.
Bundaki en büyük dayanağım ISO 9001 deki yeni gelişmelerdir.
Zira, yeni ISO 9001'e göre, risk yönetimi çok geniş kapsamlı bir alan. İşletme yönetiminin de ayrılmaz bir parçası oluyor.
Yeni ISO 9001'e göre, risk yönetimini konuşurken organizasyonun pek çok alanının risk yönetimine dahil edilmesi gerekliliği ortaya daha net çıkmıştır.
Yeni ISO 9001 kalite yönetim sistemi, risk yönetiminin her kuruluş için de geçerli olduğunu daha net ifade ediyor:
STK, Vakıf, dernek, hizmet sektörü, devlet kuruluşları, Ordu, Endüstri, Sanayii. Yani kar amacı olsun olmasın her kuruluşu içine alıyor.
Yeni ISO 9001 ile gelen risk yönetimi, eskiden ISO 9001'de var olan DÖF faaliyetlerini değiştirip modern dünyaya ve gelişmelere adapte ediyor.
Comments
Post a Comment